Auto w firmie - zakup samochodu na firmę w leasing i koszty jego użytkowania

Koszty zakupu samochodu firmowego zależą przede wszystkim od marki i modelu samochodu. Wybierając auto do firmy, warto zwrócić uwagę na jego parametry techniczne, przestrzeń ładunkową, ilość pasażerów oraz zużycie paliwa. Przykładowo, zakup nowego, średniej klasy samochodu osobowego może wynieść od 50 000 złotych do nawet 100 000 złotych.

Jednak zakup to tylko część wydatków związanych z posiadaniem auta. Do kosztów utrzymania floty samochodowej zaliczyć można również ubezpieczenie, opłaty rejestracyjne oraz koszty wynikające z napraw, wymiany opon czy przeglądów technicznych. Przykładowo, koszt ubezpieczenia OC dla nowego samochodu wynosi średnio od 1000 do 2000 zł rocznie.

Warto wspomnieć o tym, że jeśli nie użytkujemy w firmie prywatnego samochodu, lecz decydujemy się na wzięcie kredytu na osobowy samochód wyłącznie na cele firmowe, zdolność kredytowa przedsiębiorstwa spada. Przed podjęciem decyzji o wzięciu kredytu samochodowego warto więc dokładnie przemyśleć, jakie jeszcze plany związane z prowadzoną działalnością gospodarczą ma firma i czy zakup nowego auta nie będzie miał na nie negatywnego wpływu.

Zamiast kupna auta za gotówkę czy wzięcia samochodu na kredyt, możemy bowiem też skorzystać z umowy leasingu operacyjnego lub finansowego. 

Przedsiębiorca, czyli podatnik, co do zasady musi wprowadzić do ewidencji środków trwałych, czyli majątku firmy samochód osobowy o wartości przekraczającej 10 000 złotych. Powinien też poddać go amortyzacji, czyli uznaniu pojazdu za środek trwały i możliwości uwzględnienia jego zakupu w kosztach firmowych.
 

Zakupiony pojazd należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do użytku. W tym celu konieczne jest ustalenie wartości początkowej samochodu — najczęściej będącą wartością rynkową z dnia nabycia.

W obawie przed zawyżaniem kosztów poprzez zakup drogich aut zgodnie z ustawą odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego od części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 150 000 PLN — nie mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca może zastosować dwie metody amortyzacji samochodu w zależności od tego, czy posiada pojazd nowy, czy używany:

• liniową — standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat przy zastosowaniu stawki 20%
• ze stawką indywidualną — w przypadku samochodu używanego (używanego przed nabyciem co najmniej pół roku) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku.

Koszty utrzymania auta w firmie są bardzo zróżnicowane i zależą od wielu czynników, takich jak wiek samochodu, przebieg, styl jazdy oraz warunki eksploatacji. Największym kosztem jest zwykle paliwo. W przypadku samochodu benzynowego koszt wynosi obecnie około 6-7 złotych za litr, podczas gdy w przypadku auta diesel koszt ten wynosi około 5-6 złotych za litr. Kolejnym wydatkiem są koszty serwisowe, obejmujące wymianę oleju, filtry, tarcze i klocki hamulcowe oraz inne elementy eksploatacyjne. W zależności od modelu samochodu koszty te wynoszą od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych rocznie.

Wspominając o wydatkach związanych z autem firmowym, nie można również zapomnieć o wliczeniu kosztów wynikających z opłat za parkingi, myjnie i przejazdy autostradami.

W zależności od Twoich potrzeb związanych z prowadzoną działalnością  możesz zdecydować się na zakup, leasing finansowy, wynajem (leasing operacyjny) auta firmowego lub użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych. We wszystkich tych przypadkach koszty poniesione na utrzymanie można wliczyć w rozliczenie podatku. 

W przypadku modelu leasingu finansowego przedsiębiorca ponosi wydatek na samym początku trwania umowy i ma prawo do odliczenia go później, po odmrożeniu środków. Jednocześnie samochód już od początku trwania umowy zostaje uznany za środek trwały, ponieważ leasingobiorca zobowiązuje się do jego wykupu. Do poniesionych kosztów firmowych przychodów można więc zaliczyć:

• koszty wynikające ze zużycia auta, czyli amortyzację (liniową lub indywidualną),
• tylko część odsetkową raty leasingowej,

wszystkie wydatki na bieżącą eksploatację samochodu oraz koszty zakupu paliwa.

Nieco inaczej sprawa wygląda, gdy to prywatny samochód służy również do celów firmowych. Często dzieje się tak, gdy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą i po godzinach pracy samochód jest użyty do celów niezwiązanych z działalnością firmy. Wtedy wydatki poniesione w związku z użytkowaniem takiego auta można zaliczyć do kosztów tylko w części wynoszącej 20% kwoty netto, powiększonej o koszty związane z nierozliczonym podatkiem VAT. W przypadku wydatków eksploatacyjnych można zaś odliczyć 50% naliczonego podatku VAT. Od 2019 roku nie trzeba już także w tym przypadku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. 

Wypożyczanie samochodów to coraz częstsza alternatywa dla ich zakupu. Jest to wygodne i korzystne rozwiązanie dla firm, które potrzebują pojazdów tylko na określony czas lub nie chcą ponosić kosztów na zakup i utrzymanie własnej floty.

W przypadku leasingu operacyjnego w koszty można "wrzucić":

• kapitałową i odsetkową część każdej raty leasingowej, czyli całą wysokość rat,
• opłatę wstępną, uiszczaną przy zawarciu umowy leasingu — stanowi ona odsetek wartości samochodu osobowego,
• wszystkie wydatki na bieżącą eksploatację samochodu oraz koszty zakupu paliwa, 

kwotę wykupu — w przypadku podjęcia decyzji o przejęciu auta na własność.

Po zmianie przepisów podatkowych dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych w roku 2019 rozliczanie leasingu samochodów osobowych objęły modyfikacje zarówno w kontekście leasingu finansowego, jak i operacyjnego.

Wprowadzony został nowy podatkowy limit amortyzacji auta, który pozwala na możliwość odliczenia do kwoty uzyskania przychodów całą kwotę rat wynikających z leasingu tylko, jeśli wycena dokonana przez podatnika, czyli początkowa cena samochodu nie przekroczyła 150 000 zł dla aut spalinowych i 225 000 zł dla aut hybrydowych. Nadwyżka powstała w przypadku zakupu droższego auta przez przedsiębiorcę nie może zostać wliczona w koszty.

W modelu operacyjnym wprowadzony limit objął wpłatę wstępną oraz leasingową, ale bez części odsetkowej. Jej wartość również wynosi 150 000 zł dla aut osobowych i 225 000 zł dla hybryd. Podane kwoty to wartości netto dla czynnych płatników VAT. W przypadku osób zwolnionych z podatku VAT ustawa obejmuje te same kwoty, lecz jako wartości brutto.

Wybierając auto do firmy, warto również pamiętać o tym, że:

Jeśli samochód ze względu na swoją konstrukcję nadaje się wyłącznie do celów działalności gospodarczej, również można skorzystać z opcji odliczenia VAT-U w 100%. Podobnie jest w przypadku, gdy pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego w formularzu VAT-26, w firmie prowadzona jest kilometrówka, samochód wykorzystywany jest jedynie do działalności firmowej, a w firmie istnieje regulamin jego użytkowania.

Warto wiedzieć, że gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych, firmie przysługuje także odliczenie 100 % kosztów ponoszonych na opłaty takie jak paliwo, parkingi oraz przejazdy autostradami.

Elastyczność i oszczędność

Obecnie wypożyczalnie samochodów oferują firmom elastyczne rozwiązania i dostęp do szerokiego wyboru aut, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów zakupu i utrzymania pojazdów. W ofertach bez problemu można więc znaleźć różne modele samochodów: od małych, miejskich aut po luksusowe modele, co pozwala firmom na dokonywanie wyborów i znalezienie aut odpowiadających ich potrzebom i budżetowi. Wynajęcie samochodu osobowego wynosi w tym modelu stosunkowo mniej niż kupienie auta od razu na własność. W wielu wypożyczalniach można również wynająć minibusy, auta dostawcze oraz chłodnie — dla bardziej wyspecjalizowanych biznesów.

Na najemców czekają również różne formy wynajmu, w tym wynajem długoterminowy, który umożliwia firmom stały dostęp do samochodów bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z zakupem aut na własność. Dzięki temu firma może zmieniać pojazdy w zależności od potrzeb, co przekłada się na duże oszczędności finansowe.

Jeśli interesuje Cię nabycie pojazdu po zakończeniu trwania umowy, również jest to możliwe. Już na etapie podpisywania umowy możesz poprosić o zawarcie odpowiednich zapisów, by auto po okresie wynajmu zostało Twoją własnością. Decydując się na takie rozwiązanie, musisz jednak pamiętać, że zapewne zostaniesz poproszony o opłacenie tzw. wkładu własnego.

Minimalizacja ryzyka

Każde auto, niezależnie od marki i modelu, wymaga regularnych przeglądów i serwisowania, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Wynajem samochodu z wypożyczalni pozwala na uniknięcie tych kosztów, ponieważ to wynajmujący zajmują się serwisowaniem i konserwacją samochodów na własny koszt.

Dodatkowo wynajem samochodu pozwala na uniknięcie kosztów wynikających z potrzeby opłaty ubezpieczenia, ponieważ to firma wynajmująca ma pełne pakiety ubezpieczeniowe, które chronią przed nieprzewidzianymi zdarzeniami.

Dostępność i wygoda

Wypożyczalnie samochodów oferują wygodę i dostępność samochodów — można je wynająć w dowolnym czasie i miejscu. Wynajem średnio- i długoterminowy to także rozwiązanie dla firm, które potrzebują pojazdu tylko na określony czas lub chcą uniknąć formalności związanych z zakupem samochodu.

Oszczędność

Wydatki na samochód w abonamencie można w całości zaliczyć do kosztów, co ma niemałe znaczenie dla przedsiębiorców. W przypadku wynajmu samochodu na potrzeby działalności gospodarczej można skorzystać z tzw. metody uproszczonej rozliczenia kosztów uzyskania przychodów, co ułatwia prowadzenie księgowości. Jedyną opłatę, jaką co miesiąc na fakturze VAT ponosi przedsiębiorstwo, jest wysokość raty odgórnie ustalona podczas podpisywania umowy wynajmu.

Wynajem długoterminowy to coraz popularniejsze rozwiązanie dla firm, które potrzebują elastycznych i oszczędnych opcji transportu. Dostępność szerokiego wyboru samochodów, brak konieczności inwestowania dużych kwot w zakup auta, a także korzystne warunki umowy najmu sprawiają, że wynajem jest coraz popularniejszą formą finansowania pojazdu w firmie.

Jeśli jesteś właścicielem firmy, nie chcesz kupować samochodu i rozważasz jego wynajem, masz pytania lub wątpliwości — zwróć się do naszych ekspertów. W Łatwym Aucie z przyjemnością udzielimy wszelkich rad na temat leasingu czy wynajmu samochodu oraz doradzimy optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy.