Samochód w firmie - czy leasing to jedyna forma finansowania dla przedsiębiorcy?

Jeżeli z Twoją pracą wiążą się podróże służbowe lub spotkania z klientami, samochód w firmie to niezbędna inwestycja. 

Istnieje wiele sposobów, aby sfinansować samochód firmowy, a jednym z najpopularniejszych jest leasing.  Sprawdźmy, jakie są możliwości finansowania samochodu służbowego i który z nich będzie najlepszy dla Twojej firmy. 

W tym artykule przyjrzymy się metodom finansowania aut nie tylko w procesie samego zakupu, ale także w kontekście rozliczania samochodu oraz obciążeń związanych z opłacaniem należnych podatków VAT, m.in od towarów i usług. 

Wyposażenie firmy w auto leasingowe polega na wypożyczeniu samochodu na określony czas od instytucji, która jest właścicielem tegoż samochodu. Najpopularniejszym rodzajem takiego wynajmu jest umowa leasingu operacyjnego i stanowi ona ok. 80% wszystkich umów. 

Firma korzystająca z samochodu w ramach użytkowania pojazdu płaci wynajmującemu stałą, określoną z góry miesięczną opłatę leasingową. W przypadku końca umowy najemca może zdecydować się na zwrot samochodu lub wykupienie go za określoną kwotę. Głównymi zaletami tej formy płatności są niższe należności początkowe i łatwiejszy dostęp do nowych samochodów. 

Pod ten typ finansowania podlegają zarówno samochody osobowe, jak i samochody ciężarowe lub dostawcze, w zależności od charakteru prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeszcze kilka lat temu leasing samochodu był najpopularniejszą formą jego finansowania. Teraz jednak, ze względu na rosnącą świadomość przedsiębiorców oraz zmiany w prawie związane z Nowym Ładem, popularność tego rozwiązania spada. 

Należy bowiem pamiętać, że od 2022 roku na warunkach Nowego Ładu, wykup auta poleasingowego kosztuje więcej, niemożliwa jest też sprzedaż nowego auta bez zapłacenia podatku dochodowego - konieczne jest odczekanie sześciu lat od daty przejęcia auta. 

Jako przedsiębiorcę z pewnością interesują Cię także kwestie podatkowe związane z tym rodzajem umowy i możliwością odliczenia VAT od wydatków. Warto więc wspomnieć, że na zasadach ogólnych kosztem odliczenia przychodu dla leasingobiorcy jest część odsetkowa spłacanej raty. W przypadku leasingu finansowego korzystający ma również prawo do amortyzacji pojazdu. 

Należy również pamiętać, że do innych czynników zwiększających koszty leasingu zaliczyć można obowiązek wykupu konkretnie określonego ubezpieczenia. Zwiększa to koszty użytkowania i ogólną sumę poniesionych wydatków na samochód. Warto więc pamiętać i uwzględnić również te kwestie podczas planowania swojej firmowej floty.

Zakup samochodu osobowego na fakturę zwykle jest związany ze stosunkowo sporym kosztem, finansowanym z majątku podatnika lub z kredytu. Taka forma kupna auta jest więc zależna od Twojej indywidualnej sytuacji finansowej.

Przedsiębiorca, czyli podatnik, co do zasady musi wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód osobowy o wartości przekraczającej 10 000 złotych (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku nievatowców). Powinien też poddać go amortyzacji - zgodnie z regulacjami wynikającymi z ustawy o PIT.

Amortyzacja samochodu to nic innego, jak uznanie wartości pojazdu jako środka trwałego co z kolei oznacza możliwość comiesięcznego uwzględnienia w kosztach, wkładów związanych z zakupem tego pojazdu. 

Aby zakupiony pojazd wprowadzić do ewidencji, konieczne jest ustalenie wartości początkowej samochodu. Co ciekawe koszty transportu stanowią element ceny pozyskanego w drodze zakupu środka i również wpływają na jego początkową wartość.

W obawie przed zawyżaniem kosztów związanych z zakupem drogich aut firmowych zgodnie z ustawą odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego od części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 150 000 PLN - nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Pojazd należy zaś wprowadzić do ewidencji  najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania.   

Warto wspomnieć, że przedsiębiorca może zastosować dwie metody amortyzacji w zależności od tego, czy to samochód nowy, czy używany:

• liniową - standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat przy zastosowaniu stawki 20%
• ze stawką indywidualną - w przypadku samochodu używanego (używanego przed nabyciem co najmniej pół roku) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku.

Jest to o tyle ważne, że w przypadku wynajmu długoterminowego środka transportu, nie mówimy o kosztach amortyzacji w ogóle. 

Kupując firmowy samochód na kredyt, należy pamiętać o jednoczesnym obniżaniu swojej zdolności kredytowej, co może  okazać się niezwykle ważne dla innych przedsięwzięć podejmowanych w firmie. Rata takiego kredytu nie stanowi też kosztów uzyskania przychodu, a więc nie można jej odpisać. Do kosztów możemy wliczyć jedynie ubezpieczenie powiększone o koszty związane z odsetkami i prowizją. 

Należy pamiętać, że również samo otrzymanie kredytu na firmę na początku prowadzenia działalności wcale nie musi być proste - większość banków wymaga od firmy określonego stażu, a jeśli ta go nie ma, warunki oferowanego kredytowania są zwykle dużo mniej korzystne. Napotykając takie utrudnienia, warto więc zwrócić się w stronę leasingu.

Jeśli dopiero zaczynasz prowadzenie działalności, prawdopodobnie nie jesteś w stanie co do złotówki przewidzieć wszystkich swoich przychodów i kosztów. Możesz również chcieć przeznaczyć wszystkie przychody uzyskane w firmie na coś innego niż służbowy środek transportu. W takiej sytuacji możesz postawić na ryczałt lub wykorzystywać w działalności swój prywatny samochód, nawet gdy nie jest on majątkiem firmy. Jak to wygląda w kontekście podatków i kosztów używania pojazdu? 

Od 2019 roku nie musisz już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w działalności (tzw. kilometrówki). W praktyce oznacza to, że wydatki związane z użytkowaniem samochodu prywatnego dla potrzeb działalności, możesz zaliczyć do poniesionych kosztów tylko w części: 20% kwoty netto, powiększonej o nierozliczony VAT. 

Do kosztów podatkowych możesz w tej sytuacji zaliczyć:

• składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
• zakup paliwa i płynów eksploatacyjnych,
• naprawy i części zamienne,
• przeglądy i usługi serwisowe,
• opłaty parkingowe.

Według ustawy o VAT w przypadku wydatków eksploatacyjnych możesz odliczyć 50% podatku VAT naliczonego.

Szybką i bezpieczną alternatywą dla powyższych rozwiązań może być także długo- lub średnioterminowy wynajem samochodu. Tu podobnie, jak w przypadku leasingu, najmujący nie staje się właścicielem auta, jednak warto wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym zagadnień podatkowych, które mogą ułatwić podjęcie decyzji o właśnie tym rodzaju finansowania swojej floty.

Korzystając z wynajmu średnio- lub długoterminowego możesz:

• wynająć auto na 12 miesięcy. Jest to wystarczająco wiele czasu, aby przekonać się, czy pojazd spełnia swoje zadania w firmie, czy warto wymienić go na inny. Jeśli zechcesz wypróbować inną markę czy model, możesz po tym czasie po prostu wynająć inny model.
• zaoszczędzić na ponoszonych kosztach. Opłata comiesięcznej raty może okazać się, poza paliwem, Twoim jedynym wydatkiem poniesionym w związku z samochodem firmowym. W modelu wynajmu długo- lub średnioterminowego to firma wynajmująca pokrywa bowiem wszystkie opłaty związane z serwisowaniem, wymianą opon, składkami ubezpieczeniowymi czy eksploatacją. Oczywiście  zazwyczaj, rata jest podwyższona o te opłaty lub część z nich, finalnie jednak taki model finansowania przynosi często więcej korzyści i oszczędności - również tych związanych z czasem poświęconym na obsługę aut służbowych.
• wykupić samochód po zakończonej umowie najmu. Nie jest to jednak konieczne, a wpłata własna przy podpisywaniu umowy najmu nie jest wymagana. 
• ponosić dodatkowe obciążenia związane z przekroczeniem limitu kilometrów, jeśli limit taki został ustalony w ramach umowy. Należy jednocześnie pamiętać, że pieniądze za jego niewykorzystanie nie są najemcy zwracane. 

Zgodnie z ustawą o VAT od samochodów możesz:

• "wrzucić w koszty" miesięczną ratę  -  w całości, jeśli początkowa wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł.
• skorzystać z opcji odliczenia podatku VAT (100%) - jeżeli samochód ze względu na swoją konstrukcję nadaje się wyłącznie do wykorzystania w przedsiębiorstwie gospodarczym
• odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z  eksploatacją auta - jeżeli pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26, prowadzona jest kilometrówka, a użytkowanie samochodu związane jest wyłącznie z prowadzeniem działalności oraz w firmie został stworzony regulamin użytkowania pojazdu.
• odliczyć w 100% nakład poniesiony na auta wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności. Ważne jest, że również opłaty takie jak paliwo, parking czy przejazdy autostradami  mogą tu zostać zaliczone do kosztów. 

Jeżeli wykorzystujesz osobowy samochód do celów działalności gospodarczej oraz przejazdów prywatnych, możesz odliczyć połowę podatku od towarów i usług od jego kupna, leasingu, wydatków eksploatacyjnych oraz zakupu paliwa. Druga połowa nieodliczonego VAT z każdej faktury wchodzi zaś do kosztów rozliczanych w ramach podatków PIT (dochodowy od osób fizycznych) lub CIT (dochodowy od osób prawnych).

Niezależnie od tego, jaki sposób finansowania wybierzesz, by kupić samochód - w Łatwym Aucie oferujemy pomoc i zaangażowanie na każdym etapie. Ubezpieczenia, obsługa, prowadzenie ewidencji czy kwestie finansowe związane z zarządzaniem flotą nie mają przed nami tajemnic - przeprowadzimy Cię przez formalne zawiłości i pomożemy wybrać idealne rozwiązania dla Twojej firmy! Postaw na rozwój gospodarczy! Skontaktuj się z nami, a nabycie samochodu stanie się bardzo proste!