Czym jest flota samochodowa, jakie są jej rodzaje i przeznaczenie?

Firmowa flota samochodowa, nazywana też taborem lub, z angielskiego — car fleet, to nic innego, jak zespół  pojazdów, wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo lub właściciela firmy w określonym celu. 

Flota może składać się z kilku, kilkunastu lub kilkudziesięciu samochodów. Jej właścicielem może być jeden przedsiębiorca lub wspólnicy prowadzący biznes. Samochody można zakupić, wziąć w leasing lub długoterminowo wynająć (co staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem ze względu na korzystne warunki takiej umowy).

Ponieważ flota generuje jedne z największych kosztów, warto poznać zasady utrzymywania nad nią odpowiedniego nadzoru.  Jeśli chcesz sprawdzić, na co zwrócić uwagę tworząc tabor samochodowy — przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowy spis informacji, które mają kluczowe znaczenie dla płynnego prowadzenia tej części Twojego biznesu! 

Firma może posiadać różne rodzaje ekosystemu pojazdów, w zależności od swoich potrzeb i celów biznesowych. Wyróżnić można następujące warianty floty:

1. Flota osobowa, jak nazwa wskazuje, składa się z samochodów, których głównym zadaniem jest transport osób.  Mamy tu na myśli szczególnie przemieszczanie się pracowników na spotkania biznesowe, szkolenia, konferencje lub inne miejsca związane z pracą, a także usługi związane z przewozem pasażerów. Ten typ floty jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwa różnej wielkości i branż - firmy ubezpieczeniowe, agencje reklamowe, instytucje publiczne i inne, które wymagają mobilności i częstych podróży służbowych. Głównie jednak jest on w posiadaniu korporacji taksówkarskich. Może składać się z różnych typów nadwozi, takich jak sedan, kombi, SUV lub minivan, w zależności od potrzeb i charakteru działalności. 
2. Flota dostawcza, składa się z maszyn, które są przystosowane do przewozu towarów. Przeważnie jest ona wyposażeniem firm transportowych i spedycyjnych, ale jej posiadaczem może być każdy interes, który potrzebuje wozów dostawczych do przewozu towarów, lub np. paczek.
3. Flota ciężarowa, składa się z pojazdów o dużych gabarytach, które są przystosowane do przewozu ciężkich ładunków. Tego rodzaju flota jest często wykorzystywana w zakładach budowlanych, produkcyjnych czy też transportowych.  Flota ciężarowa dzieli się na tabor silnikowy oraz bezsilnikowy, w skład którego wchodzą przyczepy oraz naczepy.

Administracja pojazdami jest tak samo złożona, jak inne zadania pojawiające się na ścieżce prowadzenia własnego biznesu. Wymaga odpowiedniej organizacji, która umożliwi kontrolowanie wydatków związanych z zakupem, utrzymaniem, naprawą i eksploatacją pojazdów, a także odpowiedniego monitorowania zużycia paliwa oraz przestrzegania przepisów prawa podatkowego i norm bezpieczeństwa drogowego. Optymalne kierowanie flotą pozwala firmom na zwiększenie efektywności swojej działalności, lepszą jakość usług oraz oszczędności. Obecnie istnieje wiele biznesów oferujących usługi zarządzania obsługą floty oraz wgląd w zbierane informacje.  Częściej stosowanym rozwiązaniem jest jednak zatrudnienie dodatkowej osoby odpowiedzialnej za kwestie car service, która dzięki dużemu doświadczeniu może proponować wdrożenie ciekawych rozwiązań. Co zatem składa się na sukces w pracy fleet managera? 

1. Najważniejsze jest to, aby auta były sprawne.  Planowanie regularnych serwisów i systematycznych przeglądów technicznych może więc zagwarantować bezpieczną, nieprzerwaną pracę firmy i pomóc skutecznie zarządzać operacjami floty. Zoptymalizowanie rozkładów przeglądów lub konserwacji zapobiegawczej może pomóc zidentyfikować potencjalne problemy i zawczasu im zapobiec. Są one też kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa jazdy pracownikom oraz ich pasażerom, a także wydłużenia żywotności pojazdów. Ważne jest, aby wszelkie kontrole zgłosić i zlecać regularnie do wykwalifikowanego personelu serwisowego.  Serwisowanie oraz przeglądy pozwalają również na dokonywanie drobnych napraw pozwalających uniknąć większych szkód związanych z użytkowaniem pojazdów w przyszłości.  Kwestie te mają ogromne znaczenie dla płynności działania floty i nie powinno się ich zaniedbywać.
2. Dobra komunikacja z przewoźnikami.  Regularne sprawdzanie raportów kierowców pomoże wyciągać wnioski dotyczące przypadkowych lub nieprzewidzianych opóźnień oraz nagłych wzrostów zużycia paliwa i kosztów. Upewnienie się, że wszyscy pracownicy pracujący z flotą znają politykę firmy na temat floty i zasady korzystania z niej. Warto więc finansować  pracownikom dodatkowe szkolenia w tej kwestii oraz rekrutować odpowiednio wykwalifikowaną kadrę kierowców.
3. Zagwarantowanie doskonałego stanu opon, zapewnia pojazdom lepszą wydajność i może zmniejszyć zużycie paliwa. Dbałość o ich dobry stan to inwestycja w bezpieczeństwo. Jakość ogumienia może mieć wpływ na czas dostaw towarów lub realizacji usług. Ważne jest też regularne sprawdzanie ich ciśnienia. Temat opon nierozerwalnie łączy się też z inną kwestią — uwzględnianiem warunków atmosferycznych na drodze i zarządzaniem wymianą z letnich na zimowe i odwrotnie. 
4. Kontrola kosztów związanych ze zużyciem paliwa. Nie da się ukryć, że poza czynszem leasingowym lub ratami za najem długoterminowy, największe koszty dodatkowe generuje paliwo. Niektórzy specjaliści rekomendują zainwestowanie w systemy monitorujące ruch pojazdów. Mogą one dostarczyć pewnych przydatnych informacji jak np. obecna lokalizacja pojazdów, informacje potrzebne do określenia kosztów spalania paliwa oraz prędkość dostarczania produktów. Tego rodzaju system może także ochronić nas przed działaniami nieuczciwych pracowników. Z pewnością nadzorowanie efektywności paliwowej jest niezbędne dla optymalizacji operacji flotowych i warto mieć ją na uwadze. 
5. Bardzo ważnym, choć często pomijanym tematem jest zadbanie o czystość floty samochodowej. Samochody są  wizytówką firmy i reprezentują jej wizerunek na drogach w całym kraju. Należy również pamiętać, że zaniedbane wnętrza przyczyniają się do spadku wartości pojazdów, co ma bezpośredni wpływ na finanse całego biznesu. Nie bez znaczenia jest też komfort kierowców, który przekłada się na jakość ich pracy, oraz pasażerów, co bezpośrednio przekłada się na opinie na temat jakości obsługi klienta. 
    

Warto przemyśleć zainwestowanie w systemy i oprogramowanie do obsługi transportu i pracowników mobilnych. Doświadczenie i zdrowy rozsądek eksperta to nie wszystko. Na pomoc w podejmowaniu dobrych decyzji w zakresie kontrolowania i zarządzania pojazdami przychodzą specjalistyczne urządzenia i nowoczesne technologie. Systemy tego typu pomagają w planowaniu, sekwencjonowaniu i optymalizacji tras, harmonogramowaniu usług oraz organizacji i monitorowaniu zadań pracowników mobilnych. Pomagają również w nadzorze eksploatacji i obsługi procesu sprzedaży.