Jak rozliczyć koszty paliwa w firmie?

Możliwość odliczenia podatku VAT za koszty poniesione w związku z zakupem paliwa mają czynni podatnicy VAT. Podstawę prawną stanowi Art. 23 ust. 1 pkt 46 oraz pkt 46a Ustawy PIT, w którym określona jest wysokość odliczeń względem podatku dochodowego oraz odliczenia podatku VAT z Art. 86a pkt 1 Ustawy o VAT. To, jaki procent poniesionych kosztów przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od należnego podatku, w dużej mierze zależy od sposobu wykorzystania auta oraz jego przeznaczenia.

Znaczenie w tym przypadku ma zarówno to, czy dany pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej, czy także do celów prywatnych, a także jaki jest jego status prawny. Inny sposób rozliczania wydatków poniesionych w związku z korzystaniem z samochodu będzie bowiem obowiązywał firmy, które wykorzystują pojazd wyłącznie do celów biznesowych, a inny te przedsiębiorstwa, które wykorzystują je także do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Istnieje możliwość odliczenia pełnej kwoty podatku VAT od kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych auta wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Aby to zrobić zgodnie z prawem, firma musi być czynnym podatnikiem VAT, a także wykorzystywać dany pojazd wyłącznie do celów biznesowych - takiej możliwości bowiem nie ma, jeśli samochód służy także do celów prywatnych. To jednak jeszcze nie wszystkie warunki, jakie należy spełnić, aby skorzystać z tej ulgi!

Firma musi dodatkowo złożyć w swoim Urzędzie Skarbowym druk VAT-26, który określa sposób użytkowania pojazdu w przedsiębiorstwie, a także stanowi zobowiązanie do prowadzenia ewidencji jego przebiegu. Kilometrówka jest bowiem obowiązkowa, jeśli firma chce odliczyć 100% podatku VAT od zakupu paliwa. Oprócz tego, konieczne jest także stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu. Oprócz odliczenia 100% VAT za paliwo, przedsiębiorstwo może odliczyć także podatek od innych wydatków związanych z eksploatacją auta, w tym m. in. od kosztów przeglądów technicznych, wymiany oleju, myjni i inne.

Czynni podatnicy VAT mają także możliwość skorzystania z 50% odliczenia VAT kosztów związanych z eksploatacją samochodów osobowych, w tym zakupu paliwa do pojazdu. Z ulgi w takiej wysokości mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy wykorzystują pojazdy osobowe zarówno do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i korzystają z nich także poza pracą, prywatnie. 

Ta opcja jest o tyle korzystna, że nie wiążą się z nią restrykcje w zakresie odliczenia podatku VAT obowiązujące firmy korzystające z pełnego odliczenia VAT paliwa do samochodu. W tym przypadku, nie ma bowiem konieczności składania w Urzędzie Skarbowym dodatkowych druków ani prowadzenia kilometrówki. Odliczenie 50% VAT za paliwo przysługuje każdemu podatnikowi bez względu na to, jaka część paliwa została wykorzystana do celów firmowych, a jaka spożytkowana na cele prywatne. Taka sama ulga dotyczy także pozostałych kosztów eksploatacyjnych samochodu.

Do celów biznesowych możliwe jest wykorzystanie także samochodu prywatnego, czyli pojazdu, który nie wchodzi w skład majątku przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji możliwe są dwa sposoby odliczania kosztów paliwa - firma może skorzystać z odliczenia 100% lub 20% VAT kosztów eksploatacji samochodu, w zależności od tego, czy auto jest wykorzystywane wyłącznie w celach biznesowych (100%) lub także do celów prywatnych (20%). Aby odliczyć od 100% VAT paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy muszą spełnić opisane powyżej warunki - złożyć w US druk VAT-26, prowadzić dla pojazdu kilometrówkę do celów podatku VAT oraz sporządzić regulamin użytkowania pojazdu.

Firmy, które zbudowały swoją flotę samochodową w oparciu o leasing, mają możliwość rozliczenia kosztów zakupu paliwa bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75 % ich wartości, jeśli dane auto osobowe było wykorzystywane zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych.

Jeśli natomiast leasingowany pojazd jest użytkowany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej, firma zyskuje możliwość odliczenia 100% podatku VAT od zakupu paliwa i pozostałych kosztów eksploatacyjnych. Jest to możliwe jednak pod warunkiem złożenia w US druku VAT-26, sporządzenia regulaminu użytkowania auta oraz prowadzenia kilometrówki dla celów VAT. 

Czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT za paliwo także, jeśli ich flota samochodowa została utworzona w oparciu o wynajem długoterminowy. Przysługuje im 100% lub 50% odliczenia wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego, w tym zakupu paliwa, w zależności od tego, czy pojazdy są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy także w celach prywatnych.

100% odliczenie przysługuje firmom, które korzystają z danego pojazdu lub pojazdów tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zgłoszą je do US na druku VAT-26, sporządzą regulamin określający zasady użytkowania auta w firmie oraz będą prowadziły szczegółową ewidencję przebiegu, czyli kilometrówkę. Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków sprawia, że firma będzie mogła odliczyć tylko 50% VAT z faktury za paliwo.